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Una storia di successo: Un'azienda di lavorazione dei lotti ad alta tecnologia racchiude il successo con il software MRP

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Dopo aver provato diverse soluzioni, l'innovativo produttore di profumi microincapsulati MicroCapture ha trovato in MRPeasy il compagno software perfetto. "Siamo riusciti a impostare le distinte base e i prodotti in una sola settimana", afferma Kate Taylor, responsabile dell'assistenza clienti.

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Esperienza di microincapsulazione dal 1992

MicroCapture è leader di mercato nelle applicazioni di microincapsulazione biodegradabile, con oltre 75 anni di esperienza combinata, un team di ricerca e sviluppo dedicato e un laboratorio interno per lo sviluppo e il collaudo dei prodotti. Dopo aver recentemente festeggiato i 31 anni di attività, l'azienda con sede nel Regno Unito impiega 9 dipendenti e vanta un fatturato annuo che si avvicina al milione di sterline.

La microincapsulazione è un processo in cui le particelle di una sostanza chimica attiva (un profumo, un antiallergene, una vitamina, ecc.) vengono incapsulate in capsule estremamente piccole che vengono poi applicate ai prodotti, arricchendoli di varie qualità. MicroCapture lavora con molte fragranze e sostanze prodotte dai clienti, ma vanta anche un'ampia gamma di fragranze interne e un prodotto a marchio proprio per alleviare il raffreddore da fieno, chiamato Breezed.

MicroCapture si distingue per l'approccio personale allo sviluppo e all'innovazione dei prodotti con i propri clienti. Inoltre, mentre molti processi di microincapsulazione standard utilizzano microplastiche e composti potenzialmente tossici come la formaldeide, MicroCapture si distingue per una linea di prodotti interamente incentrata su sostenibilità, sicurezza ed ecocompatibilità. Tutte le formulazioni dell'azienda sono biodegradabili al 100%, sicure per la pelle e certificate secondo gli standard IFRA.

Una storia variegata di sistemi di gestione della produzione

Nel corso della sua attività, MicroCapture ha sperimentato molti approcci diversi alla gestione della produzione. Dopo aver abbandonato un primo sistema cartaceo, l'azienda è passata a Excel e ha implementato una piattaforma di contabilità. Questo sistema ha funzionato ragionevolmente bene per alcuni anni, prima che la crescente complessità del processo produttivo lo portasse al limite. Una quota crescente di clienti internazionali ha portato ulteriori sfide nella formattazione dei layout e dei registri doganali, che si sono rivelati estremamente difficili da gestire tramite fogli di calcolo.

Per ovviare a questo problema e al lavoro supplementare derivante dalla duplicazione dei dati tra i sistemi di gestione della produzione e della contabilità, MicroCapture ha sostituito Excel con la suite di produzione integrata nel software di contabilità. Anche questa configurazione è stata utilizzata per un paio d'anni, ma alla fine si è rivelata inadeguata. Kate Taylor, CS Executive di MicroCapture, commenta: "Sebbene la soluzione di produzione funzionasse bene, non dialogava bene con il pacchetto contabile ed era molto complicata per le nostre esigenze. D'altra parte, non faceva alcune delle cose di cui avevamo bisogno" Così, la ricerca di una soluzione migliore è proseguita.

L'ERP per la produzione orientato alle PMI si è rivelato la scelta giusta

I sistemi ERP per la produzione progettati specificamente per le piccole e medie imprese sono maturati profondamente negli ultimi anni. Dopo il passaggio a Xero come nuova piattaforma contabile, MicroCapture ha cercato una nuova soluzione software orientata alle PMI per gestire la produzione e l'inventario dell'azienda. Il team ha esaminato 3 diverse piattaforme e ha deciso di testarne una.

Dopo 6 mesi di tentativi di far funzionare tutto, però, anche la nuova soluzione si è rivelata incapace di soddisfare il caso d'uso specifico di MicroCapture. "Dovevamo ancora inserire alcuni dati in Xero e poi nel nuovo sistema. Inoltre, l'impostazione delle distinte base era troppo complicata e volevamo effettuare la codifica batch che, all'epoca, era ancora in fase di sviluppo in questo particolare software", aggiunge Kate. È stato allora che MicroCapture ha trovato MRPeasy e ha deciso di fare una prova di sei mesi per vedere se poteva essere un'alternativa migliore. Dopo più di due anni, MRPeasy ha dimostrato di soddisfare quasi perfettamente le esigenze di MicroCapture.

Operativo in una sola settimana

Oltre alla perfetta integrazione con Xero, MicroCapture aveva una serie di requisiti chiave per il sistema di produzione che MRPeasy ha dimostrato di poter soddisfare. Uno di questi era la possibilità di assegnare gruppi di utenti e ruoli per i team di produzione, operativi e contabili di MicroCapture. Un'altra funzionalità chiave che il team stava cercando e che MRPeasy ha soddisfatto è stata una capacità di pianificazione della produzione in grado di programmare gli ordini in anticipo e di collegare facilmente gli ordini di acquisto (PO) con gli ordini di produzione (MO). Infine, anche le funzionalità di MRPeasy per la tracciabilità dei lotti e l'ispezione della qualità si sono rivelate un'innovazione, adattandosi quasi perfettamente al flusso di lavoro del controllo qualità dell'azienda.

Mentre i team di produzione e operativi di MicroCapture hanno faticato a familiarizzare con le soluzioni precedenti, MRPeasy è stato accettato molto bene e l'implementazione iniziale si è rivelata facile e veloce. Kate Taylor commenta: "Ho impostato le distinte base e i prodotti in circa una settimana e poi ho trascorso una giornata con ogni reparto per istruirli su come operare in MRPeasy" Ad altri che intendono implementare MRPeasy, Kate consiglia di non fare subito il passo più lungo della gamba: "Dovreste impostare prima le distinte e i piani di produzione e poi le stazioni di lavoro e le funzioni in produzione. Suggerisco anche di eseguire un paio di ordini di prova attraverso il sistema"

Un ecosistema di produzione unificato

Oltre a soddisfare le loro esigenze, MRPeasy è stato di grande aiuto nello snellire i flussi di lavoro, nell'aumentare l'efficienza complessiva e nel consentire a MicroCapture di impostare le proprie postazioni di lavoro in modo intuitivo per gestire elaborazioni in batch molto complesse. "La funzionalità di pianificazione e programmazione della produzione è molto più semplice ed efficiente rispetto ai fogli di calcolo o alle lavagne. Con MRPeasy, abbiamo visto ridurre gli scarti complessivi di circa il 3%", aggiunge Kate.

Il team di MicroCapture apprezza molto anche la funzione note, che utilizza per comunicare tra i vari reparti e condividere informazioni importanti sugli ordini. "Funziona bene per noi nel modo in cui lo usiamo", dice Kate, che aggiunge anche un elogio al team di assistenza tecnica del software: "Il team di supporto di MRPeasy è davvero ottimo! A volte ti rispondono entro un'ora, a volte durante la notte, ma c'è sempre una risposta che ti aspetta al mattino!"

Con la gestione e la pianificazione della produzione più fluide che mai grazie a MRPeasy, MicroCapture può concentrarsi sull'ulteriore aumento del suo già alto tasso di soddisfazione dei clienti e sulla ricerca e sviluppo.